ATKINSON ELEMENTARY PTA

Standing Rules / Reglamento Interno Permanente

Standing Rules as of 10/21/2014 ATKINSON ELEMENTARY PTA

Standing Rules / Reglamento Interno Permanente

Name of Unit:Atkinson Elementary PTA
Employer ID Number:93-6039323
National PTA Number:00016887
Council Affiliation:Portland OR, Region #2

State Affiliation: Atkinson Elementary PTA is affiliated with National PTA and Oregon PTA and as such is governed by the Unified Local Unit Bylaws and the Oregon PTA Bylaws (see Officer’s Handbook at www.oregonpta.org for current copy).

Oregon PTA Mission: To support and speak on behalf of children and youth in the schools, in the community and before governmental bodies and other organizations that make decisions affecting children; to assist parents in developing the skills they need to raise and protect their children; and to encourage parent and public involvement in the public schools of this nation.

Atkinson PTA Mission: The Atkinson PTA, an affiliated constituent of Oregon PTA, is an independent body composed of family members, staff, and members of our extended community. We embrace and support the diversity of culture and background found in our community. We strive to promote student achievement, well being, and success by supporting equitable, accessible, high benefit enrichment opportunities, suited to our community. We encourage family involvement in PTA, school, and classroom programs and activities.

Program Goals:
1.    Celebrate and Preserve: Celebrate cultural diversity and foster understanding through community events and student programs.
2.    Enrich and Promote: Enrich student education through programs that support achievement and well being.
3.    Engage: Engage families through volunteer opportunities, events, and education, which build community.
4.    Advocate: Advocate on behalf of students through activism and fundraising that supports better educational experiences in the school, district, city, and state.

Annual Dues: Our dues are based on sliding scales for Annual Individual or Dual Memberships (2 adults). Annual Individual Membership is $1-$15 or Annual Dual Membership is $2-$30. For each of our members, a total of $9.50 must be paid to National PTA and Oregon PTA. All dues raised above $9.50 per person will go towards our PTA general fund and help cover membership fees for others.

Fiscal Year: July 1 to June 30.

Financial Policies (including, but not limited to): Two officers’ signatures are required on checks. Check/Reimbursement forms with receipts attached shall be turned in to the Treasurer’s inbox in the school office or via email in a timely fashion. Year-end receipts should be turned in no later than the Friday following the last day of school. Late forms will be reimbursed in the fall unless other arrangements are made with the Treasurer. Reimbursement checks related to an approved PTA activity will be cut and distributed within three weeks of receipt.

NSF (non-sufficient funds) checks for membership dues will result in membership suspension; membership can be reinstated when the membership fee is paid in cash. Two PTA members shall count cash from fundraiser, events (such as Fall Carnival and Spring Festival), sign off on the total amount raised, and provide a fundraising report to the PTA board. Bank statements will be reviewed and initialed monthly by a non-signing Board officer and the Treasurer. A financial review (“audit”) of the books will be conducted annually by an Audit Committee before September 30 or when the Oregon PTA has its Fall Audit workshop. Three people (including one board member but excluding officers in the fiscal year under review or in the current fiscal year) will be recruited for this committee and appointed by the Board. Prior to the October 30th deadline.

As per Oregon PTA, the outgoing Treasurer will prepare the Year-End Financial Report and Audit. Both documents will be presented to the PTA membership for approval no later than the October meeting.If there is a change mid-year in board officers, who are bank account signers, an up-to-date Audit will be prepared by the outgoing treasurer.

Fee/Contribution/Scholarship Policy.  While the PTA will never charge a fee for during-school-day programs (such as the PTA funded Art Curriculum), it may ask for contributions. Some after-school PTA sponsored programs ask families to pay a fee. Both fee and contribution requests will include reduced amounts or a sliding scale for those families that qualify for Free or Reduced Meals. Reduced fees for after-school programs will be limited to 40% of enrollment. After School Program Vendors will submit a funding request (for the 40% enrollment allotment) with PTA’s Program Chair and Treasurer to ensure full payment for Vendors and opportunity for all students. Details for implementing this policy on registration forms can be found in the Program Operating Procedures.

After School Program Offerings: As consistent with our PTA Mission and Program Goals, PTA supports the idea of afterschool programs for all students to access academic enrichment and enhance their Atkinson Elementary School experience. PTA Program Chair will oversee the parent volunteers and professional vendors who approach Atkinson PTA with their after-school-program offers. The Program Chair will review the offerings and give the vendors the necessary paperwork (to insure PPS approval for flyers, CUB forms, insurance, first aid, non discrimination policy, adherence to PTA goals, and communication to parents.) There will be three sessions of after school offerings; fall, winter and spring, following PPS’ calendar.

Meetings: Regular (general) meetings of this association shall be held at least 4 times per year on the 3rd Tuesday of each month from approximately 6:30 to 8:00 p.m., or another date/time agreed on by the Board. Board meetings of this association shall be held monthly, if needed. Additional Board or Executive Committee meetings can be held at the request of an officer. The May or June meeting will be reserved for review and approval of the following school year’s budget, as well as a year-end celebration.

Order of Business: The usual order of business for regular meetings of this association shall include, minutes from previous general membership meeting, a board report, a budget report, and committee reports. Meetings will includeas needed: Thirty minutes for business and or presenters Principal Report, Treasurer Report tabled business, new business, and announcements. Due to presenter schedules, the order may vary.

Quorum: Quorum for each general meeting shall be 10 members.

Rules of Debate: Members and non-members are welcome to debate at meetings. Debate time is limited to the time listed for the agenda item; Roberts Rules of Order will be used as guidelines for debates. Meeting time will be respected and debates will only be held when a motion form has been turned in. All debate will be directed through the designated chair.

Funding Proposal Procedure: New budget expenditure proposals should be filled out with a rationale using the Funding Proposal Form. The completed form should be submitted to the Treasurer’s inbox in the school office or via email. The treasurer will bring the proposal to the next board meeting. The person or group making the budget proposal will attend the same board meeting to answer questions about the proposal. The Executive Committee may approve requests under $200. All other proposals need to be previewed by the Board. If the Board does not give approval of the previewed proposal, the submitter(s) will be notified with a reason. (I.e. budgetary restraint, or does not meet the PTA’s goals.) If the Board approves the previewed proposal, the board will then present it to the PTA membership for a vote at the next available general meeting. As a funding proposal will change the current, adopted budget, the submitters, fundraising chair, or treasurer will designate the funding source for the new proposal. The Treasurer will post a notice of the upcoming budget vote on the PTA bulletin board, and other communication forms available (which can include the FYI or the PTA website).

For the general PTA meeting where the funding proposal may be approved, the submitter(s) should bring copies of the budget proposal rationale and two copies of any additional attachments (one for minutes, one to circulate). If the proposal passes by vote at a general PTA meeting, the process is concluded. The PTA will seek approval from the principal if necessary. If the funding proposal does not pass at the general PTA meeting, the submitters may revise the proposal to go through the Funding Proposal submitting process again.

Voting: A member is allowed to vote with no waiting period after membership form and payment have been received.

Officers/Executive Committee: The Officers of this association shall be: President, Vice President, Treasurer, and Secretary/Membership Officer. Unified Local Unit Bylaws state the following: each officer of the PTA shall be a member of this PTA, there shall be only one president, no person shall serve in more than one (1) elected position at a time, and a person shall not be eligible to serve more than two consecutive terms in the same office. A term is defined as a period of 24 months (two years).

Elections of Officers shall be at the May meeting by secret ballot (to be counted at the meeting by 2 present PTA members) The officers shall transition and assume their duties by July 15. If an Officer is unable or unwilling to serve the entire term, an election will be held to fill that position. If the remainder of the unexpired term is more than half of a full term, it shall count as one of the two consecutive terms the elected officer is eligible to serve. The Executive Committee is composed of the elected Officers.

Board: The Board is composed of the elected Officers the Chairs (Programs Director, Volunteer Coordination, Fundraising Chair, and two Members at Large (one a past board member); all of whom are recruited by the Officers.

Committees: Standing and Special Committee Coordinators shall report to a Chair. See the Program Operating Procedures for details.  The President may, with the approval of the Board, appoint Special Committees as deemed appropriate. Special Committees go out of existence when their work is completed and the Board receives a final report. Standing Committee Updates will be written and submitted to the Secretary after delivering the report at General Membership Meeting.

Nominating Committee: A Nominating Committee shall be formed to nominate future Officers. This committee shall consist of three members and shall be elected by the general membership at the January meeting. Nominating Committee members are ineligible to serve for the term in which they are nominating. Their report is required at least two weeks before voting on Officers at the May meeting.

Convention Delegates: Delegates (voting representatives) from this association who attend the annual meeting of Oregon PTA (convention) shall be appointed at the Board’s March meeting.

These Standing Rules shall be distributed to read at the fall general membership meeting of the school year, and may be read by request at any meeting. They may be amended or rescinded by a two-thirds (2/3) vote at any general meeting. As stated in the Oregon State Officers Manual, these Standing Rules may be temporarily set aside by a two-thirds (2/3) majority vote of attending members. This document must be submitted to the Oregon PTA annually, no later than November 30.

Date approved: 10/20/2009, General PTA Meeting. Last amended: 8/21/14 approved 10/21/2014


PTA de ATKINSON PRIMARIA

Reglamento Interno Permanente

(también se rige por los estatutos de PTA – haga clic aquí para pdf)

Nombre de la Unidad: Atkinson Elementary PTA
Número de identificación del empleador: 93-6039323
Número de PTA Nacional: 00016887
Afiliación de Concilio: Portland OR, Región #2

Afiliación Estatal: La PTA de Atkinson Primaria está afiliada a la PTA Nacional y la PTA de Oregón, y como tal se rige por los Estatutos Unificados de la Unidad Local y los Estatutos de la PTA de Oregón (véase el Manual del Oficial o www.oregonpta.org para la copia actual).

Declaración de Misión de la PTA Estatal de Oregón: Apoyar y hablar en representación de los niños y jóvenes en las escuelas, en la comunidad, y ante los organismos gubernamentales y otras organizaciones que toman decisiones que afectan a los niños; ayudar a los padres en el desarrollo de las habilidades que necesitan para criar y proteger a sus niños; y fomentar la participación de los padres y el público en las escuelas públicas de esta nación.

Declaración de Misión de la PTA de Atkinson: La PTA de Atkinson, un constituyente afiliado de la PTA de Oregón, es un órgano independiente compuesto de miembros familiares, personal, y miembros de nuestra comunidad extendida. Valoramos y apoyamos la diversidad de cultura y orígen que se encuentra en nuestra comunidad. Nos esforzamos en promover el logro, el bienestar y el éxito del estudiante mediante el apoyo a oportunidades de enriquecimiento que son equitativas, accesibles y de alto beneficio, adaptadas a nuestra comunidad. Animamos a la participación familiar en la PTA, la escuela, y los programas y actividades del salón de clases.

Objetivos de Programas:
1.    Celebrar y Preservar: Celebrar la diversidad cultural y fomentar el entendimiento a través de eventos comunitarios y programas estudiantiles.
2.    Enriquecer y Promover: Enriquecer la educación de estudiantes a través de programas que apoyan el logro y el bienestar.
3.    Involucrar: Involucrar a las familias a través de oportunidades de voluntariado, eventos, y educación, todos cuales construyen comunidad.
4.    Contribuir al Progreso: Contribuir al progreso a favor de los estudiantes mediante el activismo y la recaudación de fondos que apoya mejores experiencias educativas en la escuela, distrito, ciudad y estado.

Cuotas Anuales: La cuota para ser miembro varía dependiendo cuánto puede pagar por la Membrecía Anual Individual ($1-$15) o la Membrecía Anual Doble (para 2 adultos, $2-$30). Para cada uno de nuestros miembros, un total de $9.50 deberá abonarse a la PTA Nacional y la PTA de Oregón. Todas las cuotas que recibimos sobre los $9.50 por cada persona se apliquan al fondo general de nuestra PTA y ayudan a cubrir las cuotas de los demás.

Año Fiscal: 1 de julio a 30 de junio

Pólizas Financieras (incluyendo pero no limitados a): La firma de los oficiales se requieren en los cheques. Formularios de reembolso con recibos adjuntos serán entregados a la caja de la Tesorería, ubicada en la oficina de la escuela, o por correo electrónico en el momento oportuno. Recibos de fin de año deben ser entregados no más tardar del viernes siguiente al último día de clases. Formularios tardes serán reembolsados en el otoño a menos que otros arreglos se hacen con el Tesorero. Los cheques de reembolso relacionados con una actividad aprobada por la PTA serán cortados y distribuidos dentro de tres semanas de recibo. Un cheque recibido por las cuotas de afiliación que es NSF (fondos insuficientes) resultará en la suspensión de membrecía; membresía puede ser reinstalada cuando la cuota se paga en efectivo. Dos miembros de la Junta deberán contar el dinero obtenido en los eventos de recaudación de fondos, verificar la cantidad total recaudada, y proporcionar un resumen de recaudación de fondos para el evento. Estados de cuenta bancarios serán revisados y rubricados mensualmente por el Tesorero y por un funcionario de la Junta que no sea firmante en las cuentas. Una revisión financiera (“auditoría”) de los libros será conducida anualmente por un Comité de Auditoría antes del 30 de septiembre. Tres personas (con exclusión de los funcionarios en el año fiscal en reviso o en el año fiscal actual) serán contratados para este comité y nombrados por la Junta antes del 30 de junio. De acuerdo con las directrices de la PTA Nacional, el informe financiero de fin de año y la revisión financiera (“auditoría”) serán preparados por el Tesorero saliente. Ambos documentos serán presentados a los miembros de la PTA para su aprobación en o antes de la reunión de octubre.

Póliza de Cargo/Contribución/Becas: Algunos programas patrocinados por la PTA que ocurren después de la escuela piden a las familias a pagar un cargo. Mientras la PTA nunca cobrará una tasa para los programas que ocurren durante el día escolar, puede pedir por contribuciones. Tanto las solicitudes de contribución y las estructuras de tarifas incluirán cantidades reducidas para las familias que califican para recibir comidas gratis o a precio reducido; tasas reducidas para los programas después de la escuela serán limitados al 40% de estudiantes matriculados. Detalles para la aplicación de esta política en los formularios de inscripción se pueden encontrar en los Procedimientos de Operación del Programa.

Reuniones: Reuniones regulares de miembros en general de esta asociación deberán efectuarse por lo menos 4 veces por año en el 3er martes de cada mes a partir de las 6:30 a 8:00pm, u otra fecha/hora acordada por la Junta. Reuniones de la junta de esta asociación se realizarán cada mes, si es necesario. Reuniones adicionales de la Junta o el Comité Ejecutivo pueden ser considerados a petición de un oficial. La reunión de junio se reservará para la revisión y aprobación del presupuesto del siguiente año escolar, así como para una celebración de fin de año.

Orden de los Negocios: El orden habitual de los negocios durante reuniones regulares de esta asociación deberá incluir: minutas de la reunión anterior membresía general (s), un informe sobre el presupuesto y los informes de los comités. Las reuniones incluirán, según sea necesario: media hora para los negocios y o Reporte de la Directora, Reporte del Tesorero, negocio presentado, nuevos negocios, y anuncios. Debido a los horarios del presentador, el orden puede variar.

Quórum: El quórum para cada reunión general será de 10 miembros.

Reglas de Debate: Miembros y no miembros están invitados a debatir en las reuniones. Tiempo de debate está limitado a los plazos indicados por el tema del programa; las Reglas de Orden de Roberts se utilizarán como guías para los debates. Se respetará el tiempo de reuniones y debates sólo se llevarán a cabo cuando un formulario de movimiento ha sido rellenado. Todo debate será dirigido por el presidente designado.

Procedimiento para la Financiación de Propuestas: Propuestas nuevas deben ser descritos usando el Formulario de Propuesta de Financiación. El formulario completado debe ser colocado en la caja de la Tesorería, ubicada en la oficina de la escuela, o enviado por correo electrónico. El Comité Ejecutivo puede aprobar propuestas solicitadas por debajo de $200. Otras propuestas tienen que ser aprobadas por el pleno de la Junta. Si la Junta no da su aprobación, el solicitante será notificado con una razón. Si la Junta da su aprobación, la propuesta será presentada a los miembros de la PTA para su votación en la próxima reunión general disponible. Un aviso de la votación inminente se realizará en el FYI. El solicitante debe traer copias de este formulario y dos copias de los archivos adjuntos (uno para las minutas, una para circular) a la reunión general. Si la propuesta es aprobada por un voto de la membresía general, el Tesorero buscará la aprobación de la Directora (si es necesario). El solicitante será notificado de los resultados. El solicitante podrá apelar la decisión en persona en una reunión de la Junta para obtener un voto final ya sea afirmativo o negativo.

Votación: Un miembro se le permite votar sin periodo de espera después de que el formulario de membresía y el pago han sido recibidos.

Oficiales/Comité Ejecutivo: Los Oficiales de esta asociación son los siguientes: Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario/Director de Membresía. Los Estatutos Unificados de la Unidad Local establecen lo siguiente: cada oficial de la PTA será un miembro de ésta PTA; habrá sólo un presidente; ninguna persona debe servir en más de un (1) cargo electo en un momento; y una persona no será elegible para servicio a más de dos (2) mandatos consecutivos en la misma oficina. Un mandato se define como un período de 24 meses (dos años). La elección de Oficiales será en la reunión de mayo y lpor votación secreta (para ser contado en la reunión por 2 miembros presentes de la PTA). Los Oficiales harán la transición y asumirán sus obligaciones el 15 de julio. Si un Oficial no puede o no quiere servir el mandato completo, una elección se realizará para llenar esa posición. Si el resto de la parte restante del mandato es más de la mitad de un mandato completo, será contado como uno de los dos mandatos consecutivos el oficial electo es elegible para servir. El Comité Ejecutivo está compuesto por los Oficiales electos.

Junta: La Junta se compondrá de los Oficiales electos, los Directores de los Comités Permanentes (Programas, Coordinación de Voluntarios, Recaudación de Fondos, y  Jardines de Aprendizaje (OLG), y dos Miembros de la Asamblea General (uno de ellos un ex oficial); todos los cuales son reclutados por los Oficiales.

Comités: Coorninadores de Los Comités Permanentes de esta asociación informarán a un Director. Consulte el documento de Procedimientos de Operación de Programas para obtener más información. El Presidente de esta asociación puede, con la aprobación de la Junta, nombrar Comités Especiales si se considera apropiado. Comités Especiales dejarán de existir cuando se haya completado su trabajo y un informe final sea recibido por la Junta. Actualizaciones de Comités Permanentes serán escritos y presentados a la Secretaría después de recibir un informe en una asamblea general de miembros.

Comité de Nominaciones: Un Comité de Nominaciones será formado para designar a los futuros Oficiales. Este comité consistirá en tres miembros y será elegido por la asamblea general en la reunión de enero. Los miembros del Comité de Nominaciones no son elegibles para servir durante el término en que están sugiriendo nominaciones. Su informe se requiere al menos dos semanas antes de la votación de Oficiales en la reunión de mayo.

Delegados de la Convención: Delegados (representantes de voto) de esta asociación que asisten a la reunión anual de la PTA de Oregón (la convención) serán designados por la Junta antes de o en su reunión de marzo.

Este Reglamento Interno Permanenete se distribuirá para leer en la reunión de miembros en general en el otoño del año escolar, y puede ser leído por pedir en cualquier reunión. Puede ser modificado o anulado mediante el voto de dos terceras (2/3) partes en cualquier reunión de la asamblea general. Como se indica en el Manual para Oficiales de la PTA de Oregón, estas reglas se pueden dejar de lado temporalmente por un voto de dos terceras (2/3) partes de la mayoría de los miembros presentes. Este documento debe ser sometido a la PTA de Oregón anualmente, no más tarde del 30 de noviembre.

Fecha de aprobación: 10/20/2009, Reunión General de la PTA. Última modificación: 11/19/2013.

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